GDPdU

_Was ist GDPdU?

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Ein Betriebsprüfer erhält den Auftrag einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungszeiträume und Prüfungsfelder beschließt der Prüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte werden dem Unternehmen bekanntgegeben.

Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger mit steuerrelevanten und beschreibenden Daten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den definierten Prüfungsfeldern werden die interessierenden Daten in die Analysesoftware eingelesen und - meist durch Makros automatisiert - analysiert.

_Auf welche Daten wird zugegriffen?

Lt. Schreiben der Finanzverwaltung kann auf Daten aus folgenden Bereichen zugegriffen werden:

Finanzbuchhaltung
Anlagebuchhaltung
Lohnbuchhaltung
Andere steuerlich relevante Daten, die sich in anderen Bereichen des DV-Systems befinden

Unter den Punkt " Andere steuerlich relevante Daten..." fallen auch die im Einzelhandel eingesetzten Warenwirtschaftssysteme, da diese i.d.R. Vorratsbestände ausweisen und mit deren Hilfe Vorratsbestände bewertet werden.

_Wie wird auf die Daten zugegriffen?

In der Regelung geht es dem BMF vorrangig darum, mit steuerlich relevanten Daten des Unternehmens möglichst beliebige Prüfungen und Auswertungen vorzunehmen, um dadurch "Fehler" schnell und effizient zu finden. Das kann entweder im System des Unternehmens erfolgen oder, nach Übertragung der Daten auf den Rechner des Prüfers, mit der von den Finanzbehörden genutzten Analysesoftware IDEA.

_Auf welche gesetzlichen Grundlagen stützt sich die GDPdU?

Die gesetzliche Grundlage der GDPdU ist die Änderung der Abgabenordnung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000:

Änderungen in § 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO
Änderungen in § 147 Abs. 2, 5 und 6 AO
Änderungen in § 200 Abs. 1 AO
Anzuwenden ab 01.01.2002 (Art. 97 § 19b EGAO)

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 GDPdU

Hierzu einige Ausschnitte:

§ 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6.

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Abs.1: Die folgenden Unterlagen sind gesondert aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

§147 Abs. 2 AO:
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs.1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

§147 Abs. 6 AO (drei Zugriffsmöglichkeiten):
Sind die Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

...

Demnach ist derjenige zur Archivierung verpflichtet, der zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist.

_Kann ich mit den Warenwirtschaftssystemen der EBG-Data meine Daten archivieren?

EBG-Data hat speziell für die Produktlinie data vision ein Zusatzprogramm entwickelt, welches die prüfungsrelevanten Daten aus der Warenwirtschaft auf der Festplatte des Warenwirtschaftssystem archiviert. Die Sicherung der archivierten Daten kann somit auf einen beliebigen externen Datenträger erfolgen. Die Speicherung der Daten erfolgt in einem Format, welches dem offiziellen Beschreibungsstandard des Finanzamtes entspricht. Die Daten können somit vom Betriebsprüfer ohne weitere Erklärungen in die Analysesoftware IDEA eingelesen werden.

_Hat EBG-Data die Schnittstelle prüfen lassen?

Nachdem die Entwicklung der GDPdU-Schnittstelle beendet war, haben wir diese von einem Unternehmen, welches sich auf die Prüfung von GDPdU-Schnittstellen spezialisiert hat, prüfen lassen. Mit Datum vom 18.12.2006 erfolgte Zertifizierung der GDPdU-Schnittstelle für sepp vision. Damit ist EBG-Data GmbH der erste Anbieter aus der Schuhbranche, dessen Warenwirtschaftssystem mit zertifizierter GDPdU-Schnittstelle ausgeliefert wird.
Das Zertifikat bestätigt, "...dass die GDPdU-Schnittstelle (IDEA-Schnittstelle) der EBG-Data GmbH nach intensiven Test einwandfrei funktioniert und dem offiziellen Beschreibungsstandard (Dateiformat) des Finanzamtes entspricht".

_Was kostet die GDPdU-Schnittstelle für sepp vision?

Im Rahmen unseres Updateservices erhalten alle Anwender mit bestehendem Betreuungsvertrag die GDPdU-Schnittstelle mit einem der nächsten Updates kostenlos. Ein Service der EBG-Data für die Anwender, der weit über das normale Maß eines Updateservices hinausgeht.