EBG-Data GmbH
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Archivierungspflicht gemäß GDPdU

 
Was ist GDPdU?

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 01.01.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Ein Betriebsprüfer erhält den Auftrag einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungszeiträume und Prüfungsfelder beschließt der Prüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte werden dem Unternehmen bekanntgegeben.

Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger mit steuerrelevanten und beschreibenden Daten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den definierten Prüfungsfeldern werden die interessierenden Daten in die Analysesoftware eingelesen und - meist durch Makros automatisiert - analysiert.

 

Zertifikat

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Fragen zu GDPdU

Auf welche Daten wird zugegriffen?

Lt. Schreiben der Finanzverwaltung kann auf Daten aus folgenden Bereichen zugegriffen werden:

    - Finanzbuchhaltung

    - Anlagebuchhaltung

    - Lohnbuchhaltung

    - andere steuerlich relevante Daten, die sich in anderen Bereichen des DV-Systems befinden

Unter den Punkt " andere steuerlich relevante Daten..." fallen auch die im Einzelhandel eingesetzten Warenwirtschafts- und Kassensysteme.

Wie wird auf die Daten zugegriffen?

In der Regelung geht es dem BMF vorrangig darum, mit steuerlich relevanten Daten des Unternehmens möglichst beliebige Prüfungen und Auswertungen vorzunehmen, um dadurch "Fehler" schnell und effizient zu finden. Das kann entweder im System des Unternehmens erfolgen oder, nach Übertragung der Daten auf den Rechner des Prüfers, mit der von den Finanzbehörden genutzten Analysesoftware IDEA.

Auf welche gesetzliche Grundlage stützt sich die GDPdU?

Die gesetzliche Grundlage der GDPdU ist die Änderung der Abgabenordnung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23.10.2000:

    - Änderungen in § 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO

    - Änderungen in § 147 Abs. 2, 5 und 6 AO

    - Änderungen in § 200 Abs. 1 AO

    - Anzuwenden ab 01.01.2002 (Art. 97 § 19b EGAO)

BMF-Schreiben vom 16.07.2001 GDPdU

Hierzu einige Ausschnitte:

§ 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6.

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
Abs.1: Die folgenden Unterlagen sind gesondert aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

§147 Abs. 2 AO:
Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs.1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

§147 Abs. 6 AO (drei Zugriffsmöglichkeiten):
Sind die Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

...

Demnach ist derjenige zur Archivierung verpflichtet, der zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist.

Kann ich mit dem Warenwirtschaftssystem der EBG-Data meine Daten archivieren?

EBG-Data hat für die Produkte IPOS und sepp vision ein Zusatzprogramm entwickelt, welches die prüfungsrelevanten Daten aus der Warenwirtschaft auf der Festplatte des Warenwirtschaftssystems archiviert. Die Sicherung der archivierten Daten kann somit auf einen beliebigen externen Datenträger erfolgen. Die Speicherung der Daten erfolgt in einem Format, welches dem offiziellen Beschreibungsstandard des Finanzamtes entspricht. Die Daten können somit vom Betriebsprüfer ohne weitere Erklärungen in die Analysesoftware IDEA eingelesen werden.

Wie lange muß ich die Daten aufbewahren?

Aufbewahrungsfristen

Seit dem Jahre 2002 gibt es für Deutschland klare Regelungen für die Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen. So gilt nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung (AO), dass "bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern insbesondere sichergestellt sein muss, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können." Dies umfasst nach § 147 AO: "1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe, 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung" sind.


Fristen

Der Zugriff auf diese Dokumente muss für mindestens zehn Jahre lang sichergestellt sein. Ausgenommen hiervon sind lediglich Handels- und Geschäftsbriefe, für welche die Frist auf sechs Jahre begrenzt ist. Die Aufbewahrungspflicht beginnt immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in der Unterlage erfolgt ist. Das gilt auch für die Bilanz, den Jahresabschluss oder den Lagebericht.

Zentrales Anliegen des Gesetzgebers ist bei diesen Regelungen, dass die digital gesicherten Daten nach § 147 AO Abs. 2 "unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können."

Sichern Sie daher mit der Warenwirtschaft erstellte Archivierungsdateien immer auf einen geeigneten externen Datenträger und bewahren Sie diesen auf.

Ist die GDPdU-Schnittstelle zertifiziert?

Nachdem die Entwicklung der GDPdU-Schnittstelle beendet war, haben wir diese von einem Unternehmen, welches sich auf die Prüfung von GDPdU-Schnittstellen spezialisiert hat, prüfen lassen. Mit Datum vom 18.12.2006 erfolgte Zertifizierung der GDPdU-Schnittstelle für sepp vision. Damit ist EBG-Data GmbH der erste Anbieter aus der Schuhbranche, dessen Warenwirtschaftssystem mit zertifizierter GDPdU-Schnittstelle ausgeliefert wird.

Das Zertifikat bestätigt, "...dass die GDPdU-Schnittstelle (IDEA-Schnittstelle) der EBG-Data GmbH nach intensiven Tests einwandfrei funktioniert und dem offiziellen Beschreibungsstandard (Dateiformat) des Finanzamtes entspricht".

Was kostet die GDPdU-Schnittstelle?

Im Rahmen unseres Updateservices haben alle Anwender mit bestehendem Betreuungsvertrag die GDPdU-Schnittstelle mit einem Update kostenlos erhalten. Ein Service der EBG-Data für die Anwender, der weit über das normale Maß eines Updateservices hinausgeht.

 

Info

Die hier angegebenen Informationen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Ihr Steuerberater und/oder Wirtschaftsprüfer informiert Sie gerne über die aktuelle Gesetzlage und begleitet Sie bei einer Betriebsprüfung.
Bitte informieren Sie sich bei Ihrem Steuerberater/Wirtschaftsprüfer über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.